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  • 大佬一出手,就知道有没有,写作能力高还是低

    大佬一出手,你就知道有没有。同理,文件一发布,写作能力高低一目了然。良好的文档编写习惯包括以下内容:

    文档组织良好且符合逻辑

    它指的是如何根据文档写作的思想和维度来组织内容。如果说东西方,或者说一件事,说完其他事,作为听者,你会很迷茫,不知道要表达什么。

    常用的文档写作逻辑有三种:按时间维度组织内容、按内外因素组织内容、按组织框架组织内容。

    1.按时间组织内容。

    按时间顺序,一件接一件地谈论。但一定要挑重点,注意重点内容的选择和内容的高层次总结。它可以按时间顺序排列,也可以按时间顺序排列,这取决于哪个更好地表达了内容并易于人们理解。

    2.利用内部和外部因素组织内容。

    例如,报告新业务的发展,内部因素可以介绍开发团队、公司支持部门和其他人员的情况。外部因素可以分析竞品、市场需求、上下游发展状况等。

    3.在组织框架中组织内容。

    最常用的组织框架形式是上下级关系。比如分析一个KPI指标,可以采用这种自上而下的结构,从大目标出发,逐层分解,细化到执行人员,形成实现目标的组织结构图。

    要遵循的文档编写规范

    最近跟几个实习生,文档写作是多人协作,字体/字号等最简单的规范无法统一。经过工作审查电子文档是什么意思,确定了文件准备的基本要求和规范,这些看似简单但最耗费人力的问题得到了解决。解决方案有两个方面:

    1.遵循公司文档规范。

    一般情况下,公司或单位都会有一个模板,可以按照这个模板来写。这样就降低了沟通协作的成本,大家的接受度也比较高。

    2.开发合适的模板。

    对于某些文件,由于工作性质或内容的特殊性,现有模板无法使用,只能安排人员确定模板。模板必须确定所有使用的内容,并且不要期望在过程中通过沟通达成一致。这种统一的成本将超出预期。

    创建文档清单,以更少的努力完成更多工作

    文件编好后,建议将需要检查和审查的几个方面写在便签上,放在座位上进行比较和检查。

    标题:能准确表达文档的核心主题。切记,不要简单地写三四个字电子文档是什么意思,比如工作报告、会议纪要等,让读者一眼就明白文件想表达什么。是否需要设置header:这是一个容易忽略的点。检查清单,让自己根据文档的应用场景多考虑是否需要设置表头。字体和字体大小相同。最简单的文档编写规范,但是如果你关注别人的文档,你会发现很多文档都有这个问题。所以应该多检查这个元素。行距是否规范,各段行距是否一致。比如一些官方文档的行距,段落前后的行距都是标准化的,不同于常用的1.5倍行距和2倍行距。页码设置是否正确。这些都是电子文档,页码设置很容易忘记。另外,如果在文档中间设置了一些特殊的样式,更要注意后面的页码是否正确。

    今天就先分享这些内容,欢迎交流。

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